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Serviço Interno de Protocolo - Competências do GIRP e Normas de Utilização

Serviço Interno de Protocolo - Competências do GIRP e Normas de Utilização

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1. O protocolo oficial rege os actos públicos oficiais, mediante o cumprimento de certas formalidades e da observação de um conjunto de regras.

2. Define-se por um conjunto de preceitos a cumprir em determinadas cerimónias oficiais, em conformidade com a imagem institucional e corporativa das organizações.

3. Enquanto código de conduta, o protocolo visa estipular uma ordem que facilite as relações e o conjunto de regras ordenadoras.

4. O protocolo serve para resolver e não para criar dificuldades.

5. Os serviços de protocolo do Gabinete de Imagem e Relações Públicas (GIRP) devem ser informados com uma antecedência mínima de 30 dias dos eventos a realizar, com referência à data, hora e local.

6. Aquando do agendamento das cerimónias oficiais, devem ser comunicados à Unidade de Equipamentos e Instalações (UEI) todos os requisitos técnicos e logísticos necessários (equipamentos de som e de projecção, púlpito, mesa de honra, composição da mesa, placas de identificação, flores, águas, bandeiras, etc).

7. A lista de convidados de honra, de oradores e demais entidades presentes nos actos públicos e oficiais da UMa tem, obrigatoriamente, de ser do conhecimento prévio do serviço de protocolo e relações públicas.

8. Para efeitos de produção das placas de identificação, a relação dos nomes que presidirão à mesa de honra deve ser enviada à UEI, através do e-mail Este endereço de e-mail está protegido de spam bots, pelo que necessita do Javascript activado para o visualizar , pelo menos, três dias antes do acontecimento.

9. Salvo nas sessões solenes, a organização do espaço, o alinhamento e apresentação do evento, bem como a definição da ordem de precedências e sucessão de intervenções é da competência das entidades promotoras.

10. De acordo com o Artigo 39º da Lei de Precedências do Protocolo do Estado Português, «os reitores das universidades e os presidentes dos institutos politécnicos presidem aos actos realizados nas respectivas instituições, excepto quando estiverem presentes o Presidente da República ou o Presidente da Assembleia da República».

11. As intervenções devem suceder por ordem crescente de importância, conforme o normativo protocolar das precedências. O último discurso cabe ao presidente da sessão.

12. As iniciativas conjuntas que resultem de acções protocoladas com outras instituições devem indicar qual o gabinete de relações públicas responsável pela comunicação e divulgação externa.

13. Os elementos envolvidos na organização dos eventos são responsáveis pela realização de testes aos equipamentos, devendo comparecer no local, pelo menos, 30 minutos antes do início de cada sessão.

14. Os suportes gráficos e audiovisuais de apoio às apresentações devem ser remetidos ao GIRP com a antecedência necessária, se possível de um dia, para que possam ser testados.

15. A utilização do logótipo da Universidade da Madeira, em versão analógica ou digital (flyers, posters, cartazes, folhetos, convites, etc), deve estar, forçosamente, em conformidade com o Manual de Normas Gráficas da UMa.

16. Os eventos realizados fora do horário normal de expediente têm custos relacionados com as horas extraordinárias do pessoal técnico.

17. Com excepção das cerimónias académicas e dos actos oficiais da Reitoria, o GIRP apenas pode prestar apoio técnico e colaboração no âmbito das relações públicas, não assumindo o comando e supervisão no vasto conjunto de iniciativas promovidas pelos vários organismos e unidades da Universidade.

18. As alterações de última hora, que prejudiquem o arranque das sessões e a normalidade dos trabalhos, são da responsabilidade da organização, não podendo ser imputadas ao GIRP.

19. Os programas sociais (almoços, jantares, recepções, cocktails, visitas, passeios, etc), inseridos nestes acontecimentos académicos, são incumbência das respectivas comissões organizadoras.

20. Os eventos susceptíveis de serem divulgados à imprensa devem ser comunicados ao GIRP, 3 a 7 dias úteis antes da data da sua realização (vide Normas de utilização do serviço de assessoria de imprensa).

21. Aceitam-se declarações prestadas à imprensa quinze a dez minutos antes do início das sessões, desde que isso não perturbe o horário e o programa pré-estabelecidos.

 
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