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Serviço de Assessoria de Imprensa - Competências do GIRP e Normas de Utilização

Serviço de Assessoria de Imprensa - Competências do GIRP e Normas de Utilização

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 1. O Gabinete de Imagem e Relações Públicas (GIRP), presente na nova estrutura orgânica da Universidade da Madeira, reporta directamente ao Reitor, estando funcionalmente sob a liderança do Vice-Reitor, Professor Doutor Sílvio Fernandes.

2. Tem por missão superintender a comunicação institucional da Universidade com os diferentes públicos alvo, fomentar e consolidar o relacionamento com os media e assegurar a visibilidade externa da Universidade.

3. Dentro das suas competências, destacam-se o dever de executar a política de comunicação, marketing e imagem da UMa e de assegurar o contacto com a comunicação social, em articulação com o Gabinete da Reitoria e os diversos órgãos e unidades da Universidade.

4. Compete ao GIRP o envio de toda a informação, sob a forma de comunicados e notas de imprensa, esclarecimentos, artigos de opinião ou outros que veiculem a posição oficial da UMa, para os meios de comunicação social, escolhendo, consoante os casos, os instrumentos mais adequados.

5. Cabe também ao GIRP o planeamento e gestão do material informativo, designadamente ao nível da calendarização dos respectivos envios e sua distribuição pelos diferentes canais de comunicação.

6. Os acontecimentos e notícias a divulgar devem estar, necessariamente, relacionados com os objectivos e missão da Universidade da Madeira.

7. Uma notícia é a natureza ordenada e objectiva de uma situação ou de um facto verdadeiro. Caracteriza-se pelo seu interesse e actualidade, mas também pela sua precisão e explicitação.

8. O texto que é enviado pode ser editado pelo GIRP com o objectivo de maximizar o seu impacto nos destinatários. Toda a informação será tornada pública, nos meios entendidos como mais adequados, o que inclui nome e contactos.

9. Para efeitos de comunicados à imprensa, os documentos devem ser remetidos em formato Office Word para que possam ser editados pelo GIRP e distribuídos em papel oficial timbrado, em uso neste Gabinete. A informação não deve exceder as duas páginas A4.

10. A informação deve ser enviada 3 a 7 dias úteis antes da data dos eventos a noticiar.

11. Os textos escritos em língua estrangeira devem de fazer-se acompanhar de uma versão em Português.

12. O serviço de assessoria de imprensa não deve ser utilizado para multiplicar serviços de press release próprios ou alheios.

13. Uma vez iniciado o processo de comunicação externa, com a preparação e divulgação de textos e suportes de imagem, toda a informação adicional relacionada com estes eventos, incluindo adiamentos ou cancelamentos, tem de ser, forçosamente, comunicada ao GIRP.

14. O GIRP não pode ser responsabilizado por informação omissa nos documentos instrutórios dos press releases.

15. A difusão de iniciativas conjuntas com/por parceiros externos deve ser, obrigatoriamente, feita com conhecimento do GIRP, estabelecendo-se, consoante os casos, uma estratégia de comunicação comum.

16. O GIRP não dissemina nem replica comunicados divulgados por terceiros.

17. O GIRP faz o follow up de confirmação de envio dos press release, mas não pode, de todo, garantir a sua réplica pelos órgãos de informação ou a presença destes nos demais eventos públicos.

18. O GIRP coordena a colocação de notícias no Portal da UMa, sincronizando a sua difusão pelos órgãos de comunicação social, quando deva ser feito.

19. Todas as sessões públicas podem ser utilizadas pelo GIRP para captação de som e imagem para o arquivo digital, divulgação à imprensa, colocação nas redes sociais online e no Portal UMa.

20. A disponibilização na AGENDA ou na secção EM FOCO, da página Web, de matérias que sejam susceptíveis de serem também enviadas à imprensa, deve ser superintendida pelo GIRP. Assim, a informação deve ser remetida ao GIRP, que a coloca na página, em articulação com o GDAI.

21. Nos mesmos termos, a informação que for para partilhar internamente por toda a comunidade académica, via correio electrónico, e que for para distribuir também à imprensa, deve ser, igualmente, remetida ao GIRP, de modo a serem uniformizados os elementos gráficos e respectivos conteúdos editoriais.

22. A informação a colocar na AGENDA diz respeito a efemérides gerais e ao conjunto de iniciativas promovidas pela UMa, ou em que esteja envolvida (conferências, palestras, exposições, seminários, congressos, recitais, apresentações, concertos, etc.), com calendarização definida. O EM FOCO destina-se a postar informações de carácter geral, mas com impacto e grande relevância para a Universidade e seus membros.

23. A publicitação nos jornais de eventos ou anúncios de oferta formativa segue os trâmites normais, mediante o preenchimento prévio do formulário de Proposta de Requisição de Anúncio, dirigido à Unidade de Aprovisionamento e Património, após conhecimento ao GIRP.

 
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